Acuerdo y Normas y Reglamentos entre GES y EAC

Debe ser reconocido y aceptado en The Gateway a través de nuestro socio de verificación de cumplimiento, ExhibitorInsurance.com

El tercero, o contratista designado por el expositor (en lo sucesivo, «EAC»), que ha sido designado por un expositor para prestar determinados servicios a este en la feria (o evento) en la que el EAC se está inscribiendo. A cambio de que el organizador de la feria y Global Experience Specialists, LLC (GES) permitan al EAC prestar dichos servicios en la feria, el EAC y GES acuerdan lo siguiente.

1. EAC se compromete a cumplir todas las normas y reglamentos de la feria tal y como se describen en el presente documento y en el Manual de servicios y para expositores, incluidas todas las normas y reglamentos sindicales, y asume la responsabilidad por cualquier acto de negligencia.
2. EAC se compromete a conocer y cumplir todas las normas y reglamentos del recinto, de la dirección del evento y/o del proveedor de servicios oficial con el fin de garantizar un entorno de trabajo seguro. El incumplimiento de estas normas puede dar lugar a un retraso o a la suspensión de su derecho a continuar trabajando si no es posible subsanar la situación.
3. La EAC reconoce que el recinto de la feria, el muelle y las zonas circundantes son zonas de obras en activo, y que la EAC, sus agentes, empleados y representantes se encuentran allí bajo su propia responsabilidad. Queda prohibido el acceso a la zona del muelle.
4. EAC deberá disponer de todas las licencias y permisos comerciales exigidos por los gobiernos estatal y municipal, así como por la dirección del centro de convenciones, antes de iniciar los trabajos. Se deberá presentar al socio de GES, a través de The Gateway (una plataforma gestionada por ESCA), un certificado de seguro en el que figure GES como asegurado adicional con los límites de cobertura adecuados, expedido por el corredor de seguros de EAC , al menos 30 días antes de la primera fecha de entrada.
5. Un representante autorizado de EAC deberá firmar el documento de aceptación de estas normas y reglamentos entre GES y EAC antes de la fecha límite indicada anteriormente.
6. Si la EAC no facilita la documentación exigida en los apartados 4 y 5 anteriores, el expositor deberá recurrir a GES para dichos servicios, aplicando las tarifas vigentes establecidas en el Manual del expositor/Manual de servicios.
7. EAC deberá proporcionar, si así se le solicita, pruebas a Global Experience Specialists, LLC (GES) de que dispone de contratos laborales vigentes y aplicables, y deberá cumplir con todos los acuerdos y prácticas laborales. EAC no deberá cometer ni permitir que sus empleados cometan actos que puedan dar lugar a paros laborales, huelgas o conflictos laborales.
   Para prestar servicios de mano de obra, la EAC deberá estar afiliada a los sindicatos pertinentes, si procede, en la ciudad o el estado en que se celebre el evento.
8. El EAC se hará cargo de todos los gastos razonables relacionados con su funcionamiento, incluyendo el pago de horas extras a los auxiliares de sala, la restauración del espacio de exposición a su estado inicial, etc. Cuando proceda, se facturará un cargo mínimo por mano de obra de una hora, según la tarifa diaria correspondiente por auxiliar de sala y por sindicato, al EAC o al expositor, en función del acuerdo de facturación establecido con GES. (En función del EAC, no del número de stands)
9. Los pasillos de la feria y los espacios públicos no forman parte del stand del expositor. Por lo tanto, EAC está obligada a limitar todas las actividades al espacio de exposición del expositor que haya realizado un pedido válido de servicios. Se podrá cobrar a los expositores los gastos relacionados con el traslado de sus bienes si EAC no limita sus operaciones al espacio del stand. No se ubicarán mostradores de atención al público, zonas de almacenamiento ni otras instalaciones de trabajo en ninguna parte del edificio. Los pasillos de la feria y los espacios públicos no forman parte del espacio del stand del expositor y deben mantenerse despejados en todo momento.
10. Durante el horario de la feria, solo se permitirá el acceso a la zona de exposición a los empleados de EAC que dispongan de acreditaciones de expositor. No se permitirá el acceso a la zona de exposición a ningún empleado de EAC durante el horario de la feria sin la acreditación de la convención correspondiente facilitada por la empresa expositora. EAC deberá facilitar a la dirección de la feria y a GES los nombres de todos los empleados que vayan a trabajar en la zona de exposición y asegurarse de que dispongan de acreditaciones de identificación y las lleven puestas en todo momento, según lo determine la dirección de la feria.
11. EAC ha subido los certificados de seguro que cumplen con los requisitos de la feria establecidos por la dirección de la feria, el recinto y GES, a través de The Gateway, una plataforma desarrollada por ESCA y en colaboración con ExhibitorInsurance.com.
12. EAC se compromete a indemnizar, defender y eximir de responsabilidad a la Dirección del Evento, al Recinto, a ESCA y a Global Experience Specialists, LLC (GES) frente a cualquier reclamación, demanda, requerimiento, responsabilidad, coste y gasto —incluidos los honorarios razonables de abogados y las costas judiciales— que se deriven de las operaciones de EAC, incluida la supervisión del personal proporcionado por GES. EAC también se compromete a reembolsar a GES todos los honorarios de abogados y costes incurridos en relación con cualquier reclamación, demanda y contrademanda que pudiera surgir como consecuencia del incumplimiento por parte de EAC de los términos del presente acuerdo.
13. Queda estrictamente prohibido realizar actividades de captación de clientes en el recinto ferial. Si EAC intenta prestar servicios designados como «exclusivos» para otra parte, o si se descubre que está realizando actividades de captación de clientes en el recinto ferial —incluida la distribución de material promocional oficial de la empresa— o incumple de cualquier otra forma las normas, la empresa podrá ser expulsada del recinto ferial y el expositor no podrá recurrir a los servicios de dicha empresa durante el resto del evento.
14. EAC/ El expositor no podrá trasladar mercancías de un stand a otro ni a las salas de reuniones. Global Experience Specialists, LLC (GES) deberá proporcionar la mano de obra necesaria.
15. La EAC debe coordinar todas sus actividades con Global Experience Specialists, LLC (GES).
16. El expositor o su EAC deben solicitar con antelación a GES y al recinto ferial los servicios que necesiten. Solicitar mano de obra o servicios in situ (que los contratistas podrían no estar preparados para proporcionar de inmediato) puede retrasar el montaje de su stand u obligarle a prolongar el montaje más allá del horario previsto.
17. El expositor o su EAC deberán tomar las medidas necesarias para proteger sus productos en el stand, contratando servicios de seguridad y/o instalando jaulas. GES no se hace responsable de los objetos que se dejen sin vigilancia en el recinto ferial.
18. EAC confirma que GES no se hace responsable de los artículos almacenados en contenedores vacíos. No guarde cajas de cartón vacías dentro de jaulas vacías. Las cajas de cartón se devuelven del almacén antes que las jaulas, para que los expositores puedan empezar a embalar sus productos.
19. EAC/El expositor se compromete a mantener despejados en todo momento los «pasillos sin mercancías». Si GES se viera obligada a reubicar cualquier material situado en un «pasillo sin mercancías» claramente identificado, se cobrará al expositor o a EAC, en función de los acuerdos de facturación con GES, un mínimo de una hora por el alquiler de la carretilla elevadora y la mano de obra.
20. EAC/El expositor acepta que todas las facturas de transporte de salida deben entregarse en el mostrador de atención al cliente con la debida antelación. Retener las facturas de transporte hasta última hora del día o entregar un gran volumen de facturas de una sola vez en el GES Exhibitor Success Central puede retrasar la programación de los camiones de salida y, en consecuencia, obligar a que la carga se realice fuera del horario laboral.
21. Durante el desmontaje, retire todas las estructuras que sea posible de las zonas de la moqueta de los pasillos. Los equipos electrónicos, los maniquíes, etc. deben colocarse en el centro del stand.
22. Preste atención al tráfico de vehículos tanto dentro como fuera de las instalaciones. Todos los asistentes deben estar atentos a su entorno, y cada persona es la única responsable de su propia seguridad en los aparcamientos, las entradas, las vías de acceso y las zonas ajenas a los pabellones de exposición.
23. Etiqueta las cajas y jaulas vacías destinadas al almacén en cuanto estén listas. Dejar los envases vacíos acumulados solo contribuye a congestionar los pasillos.
24. En lo que respecta a servicios como electricidad, fontanería, telefonía, limpieza y transporte de mercancías, no se autorizará a ningún proveedor de servicios que no sea el Proveedor Oficial. Esta norma es necesaria por motivos relacionados con las licencias, los seguros y los trabajos que se realicen en equipos e instalaciones que sean propiedad de terceros distintos del expositor. Los expositores deberán aportar únicamente el material y el equipo de su propiedad, y dichos materiales solo podrán utilizarse en su espacio de exposición.
25. Está prohibido fumar en la mayoría de las instalaciones. Solo se permite fumar en las zonas habilitadas para ello.
26. El presente acuerdo se regirá por las leyes del estado de Nevada.

El acuerdo y el reglamento mencionados anteriormente entre GES y EAC están sujetos a modificaciones a discreción exclusiva de GES sin previo aviso a ninguna de las partes.

Las normas y el reglamento de la EAC mencionados anteriormente deben ser aceptados y reconocidos en The Gateway a través de nuestro socio de verificación del cumplimiento, ExhibitorInsurance.com.